Problems and effects of the introduction of automated information systems

Baidybekova S.K.

UDK 65.011.5
BBK 65.291.573

Enterprise automation involves creation of an information system including computers, networks, software, and most importantly - organization of information flows. Having analyzed the experience of introducing information systems (IS) into Kazakhstani enterprises, it can be said that on the basis of some integrated product IS is either not fully introduced or company management hardly uses it.

Keywords: automationinformation systemsbusiness accounting computer systemscorporate information systems.

В настоящее время практически любой руководитель компании понимает, что успешное ведение бизнеса без поддержки современной корпоративной информационной системы (КИС) весьма затруднительно.

Однако внедрение корпоративной информационной системы на предприятии, как и любое серьезное преобразование, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении КИС, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования КИС.

Система автоматизации нужна успешной компании, которая помогает упорядочить управление бизнесом.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:

  • вовлеченность топ-менеджмента;
  • отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
  • необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
  • необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
  • разграничение задач бухгалтерского и управленческого учета;
  • сопротивление сотрудников предприятия;
  • временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения КИС;
  • необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения КИС, выбор сильного руководителя группы.

Вовлеченность топ-менеджмента. Топ-менеджмент компании должен осознать необходимость внедрения КИС. Наверное, этот пункт является, наиболее значимым. Отсутствие руководителя, заинтересованного во внедрении системы, практически на 50% увеличивает риск провала проекта  внедрения.

Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. Большинство руководителей управляют своим предприятием, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике.

Известно, что грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта внедрения информационной системы. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если оно не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс.

Основными задачами  менеджмента, которые необходимо решить перед внедрением КИС являются:

  • формирование рациональной организационно-функциональной схемы;
  • организация управления финансами;
  • постановка бюджетирования;
  • корректное построение бизнес-планов (компании, проектов);
  • организация маркетинга;
  • разработка и ведение учетной политики;
  • системный учет общеэкономических факторов, управление стоимостью;
  • управление персоналом;
  • налаживание логистики.

Процесс внедрения   информационной системы необходимо начинать с составления тщательно проработанной проектной документации, в которой:

  • максимально формализованы бизнес-процессы, сформированные после решения задач менеджмента компании;
  • представлены все информационные потоки в пределах автоматизируемой области управления;
  • четко разграничены уровни доступа к информации и определены права доступа пользователей системы.

В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, способных оценить текущее состояние системы, провести анализ необходимых и требуемых изменений.

Прежде чем приступать к внедрению информационной системы на предприятии, обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому одним из важнейших этапов проекта внедрения является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе информации, полученной в результате, и выстраивается в дальнейшем схема корпоративной информационной системы.

Перед внедрением КИС руководству компании необходимо осознать, что бухгалтерский учет не является достаточным средством для принятия решений по финансовому управлению компанией. Бухгалтерский учет не позволяет оперативно отразить реальную финансовую картину предприятия, отследить дебиторскую и кредиторскую задолженность, отреагировать на спад активности потребителей продукции предприятия.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

После внедрения информационной системы каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. При наличии информационной системы руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

Не стоит полагать, что работать при наличии информационной системы управления станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.

Сопротивление сотрудников предприятия. При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это объясняется так называемым  «человеческим» фактором: обыкновенным страхом перед нововведениями, определенными стереотипами в работе, опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

  • создавать у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности внедрения;
  • наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда возникает даже на уровне топ-менеджеров;
  • всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится как вести дела в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками, необходимо:

  • повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;
  • принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы. Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления производится по следующей технологии: на предприятии формируется рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению.

Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, плюс обучение своих сотрудников всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.

Чтобы усовершенствовать организацию бухгалтерского учета, следует повысить его оперативность и аналитичность.

Для этого надо упорядочить, унифицировать и стандартизировать процесс документирования с учетом требований автоматизированной обработки на ЭВМ. Необходимо ликвидировать:

  • несоответствие системы документации средством автоматизации учета;
  • максимально упростить первичные документы;
  • совместить с машинными носителями;
  • выбрать оптимальную периодичность их составления.

Автоматизация учета требует дальнейшего развития его методологии, применения более совершенных форм бухгалтерских регистров, разработки технологического процесса ввода и обработки экономических данных, сокращения документооборота, создания массивов постоянной информации.

Важную роль в условиях нового порядка ведения бухгалтерского учета играет оперативный учет прямых расходов по бюджетной и предпринимательской деятельности.

Это требует внедрения более действенных форм учета и контроля за распределением расходов.

Радикальной перестройки требует стандартизированная система отчетности. Желательно, чтобы отчетность предполагала:

  • единообразие бухгалтерских отчетов извне в сочетании с их гибкостью в рамках предприятий;
  • применение более совершенных показателей, дифференцированных с учетом специфики отрасли;
  • исключение из соответствующих форм показателей, не требующихся для управления;
  • использование средств механизации и т.д.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики Республики Казахстан является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши, и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую   систему автоматизации бухгалтерского учета (САБУ), исходя из задач и имеющихся ресурсов.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность. Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать следующие выводы:

  1. В настоящее время руководители предприятий проявляют интерес к компьютеризации управления производственной деятельностью.
  2. Эффективное использование на практике разработанных программных продуктов требует повышения квалификации экономической службы предприятия.
  3. Снижение затрат рабочего времени за счет автоматизации экономических расчетов позволяет повысить эффективность работы экономического отдела.
  4. Оперативность представления обработанной информации повышает качество принимаемых управленческих решений.
  5. В зависимости от финансового состояния предприятия и средств коммуникаций необходимо разрабатывать различные варианты систем передачи информации, функционирующих как автономно, так и в рамках локальной сети.

Литература

  1. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике.  М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2007.
  2. Бекишева А.И. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете (план счетов 2003 года). Учебное пособие. Алматы: Казак Университетi, 2003.
  3. Глицкий А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии. М.: Финансы и статистика, 2002.
  4. Шуремов Е.Л. и др. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: Учебное пособие. М.: Перспектива, 2001.
  5. Манько С.В. Автоматизация учета по МСФО [электронный ресурс] // Корпоративная финансовая отчетность. Международные стандарты. 2011.  № 2.  URL: http://www.cfin.ru/itm/excel/msfo.shtml (дата обращения 16.02.2013)
  6. Сафина З.З. Бухгалтерский учет в условиях автоматизации и перехода на МСФО [Электронный ресурс] // Международный бухгалтерский учет. — 2010. № 9. URL:http://www.fekon.ru/content/view/365/3/ (дата обращения 16.02.2013)

Bibliography

  1. Titorenko G.A. Automated information technologies in the economy. M.: Computer, UNITY, 2007.
  2. Bekisheva A.I. Computer technologies in business accounting (Chart of Accounts of 2003). Coursebook. Almaty: Kazak Universiteti, 2003.
  3. Glitskyi A.B. Application of computerized accounting systems at enterprises. M.: Financy i Statistica, 2002.
  4. Shuremov E.L. et al. Automated information systems of accounting, analysis and audit: a course book. M.: Perspective, 2001.
  5. Man’ko S.V. Automation of IFRS accounting [e-resource] // Corporate Financial Reporting. International standards. 2011. № 2. URL: http://www.cfin.ru/itm/excel/msfo.shtml (access date 16.02.2013)
  6. Safina Z.Z. Accounting in automation process and in transition to IFRS [e-resource] // International accounting. - 2010.№ 9. URL:http://www.fekon.ru/content/view/365/3/ (access date 16.02.2013)
  • Virtualization of management: state, economy, environment


Яндекс.Метрика